Política de Protección y
Tratamiento de Datos Personales

Preámbulo

H&C GROUP SOLUTIONS SAS, en cumplimiento de lo previsto por la Ley 1581 de 2012, sobre la protección de datos personales, la cual tiene por objeto “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos”, informa a todos sus clientes, proveedores, empleados y demás personas que se encuentran como titulares en nuestras bases de datos, que H&C GROUP SOLUTIONS SAS respeta la confidencialidad y seguridad de la información, por tal motivo se preocupa por preservar los datos que usted nos ha proporcionado de manera directa o mediante el uso de medios electrónicos, entre otros mecanismos.

H&C GROUP SOLUTIONS SAS, en su calidad de poseedor de la información, garantiza que ésta será utilizada únicamente en estricto ejercicio del desarrollo de su objeto social y con su autorización para las siguientes finalidades: mantener comunicación, envío de correspondencia, mensajes, comunicados, certificaciones o similares, proveer o ser provistos de servicios y/o productos, evaluación de calidad del servicio y cumplimiento de obligaciones contractuales con nuestros clientes.

El objetivo es poner a disposición de los titulares de los datos y de otros interesados un documento con las políticas de tratamiento de la información y los datos personales recolectados como parte de las actividades comerciales desarrolladas por H&C GROUP SOLUTIONS SAS. En el presente documento se resumen los derechos consagrados en la ley y en la constitución, las finalidades del tratamiento y los canales de comunicación disponibles para atender consultas y reclamos.

I. Identificación

Del responsable del tratamiento

H&C GROUP SOLUTIONS SAS, sociedad legalmente constituida, identificada con N.I.T. 902.023.133-2, domiciliada en la Calle 45 #13-21, Bogotá, y teléfono (+57) 317 0241367, dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, es responsable del tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales obtenga autorización, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma.

II. Marco legal

Normas que sustentan esta política

• Constitución Política de Colombia (Artículo 15)
• Ley 1581 de 2012
• Ley 1266 de 2008
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 1727 de 2009
• Sentencia de la Corte Constitucional C–1011 de 2008
• Sentencia de la Corte Constitucional C–748 de 2011

III. Definiciones

Glosario del tratamiento

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad

Comunicación verbal o escrita generada por la responsable dirigida al titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente

Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato Personal

Cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables, o que pueda asociarse a una persona natural o jurídica.

Dato Público

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Entre otros, los datos relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o servidor público. Puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos Sensibles

Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, afiliación a partidos políticos de oposición, datos de salud, vida sexual y datos biométricos.

Datos Indispensables

Datos personales de los asociados imprescindibles para llevar a cabo la actividad de prestación del servicio de seguridad. Deberán ser proporcionados por los titulares o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

Datos Opcionales

Aquellos que la compañía requiere para ofrecer servicios adicionales, como investigación u ofertas laborales, entre otros.

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Ley de Protección de Datos

Es la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

Habeas Data

Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ella en bancos de datos y archivos de entidades públicas y privadas.

Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.

Transferencia

Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

IV. Principios

Principios rectores del tratamiento

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

1. Legalidad. El tratamiento de datos es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular. La compañía se limitará a los datos pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados; las áreas de Gestión Humana, SIG, Comercial y Financiera deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará.
3. Libertad. El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, salvo mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Transparencia. Debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Acceso y circulación restringida. El tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Salvo la información pública, los datos personales no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
7. Seguridad. La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan naturaleza pública están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

V. Datos sensibles

Tratamiento de datos sensibles

La legislación define como datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, afiliación a partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

1. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado; en estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación u otro organismo sin ánimo de lucro, de finalidad política, filosófica, religiosa o sindical, referido exclusivamente a sus miembros o a personas con contacto regular; en estos casos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin autorización del titular.
4. El tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, adoptando las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

VI. Derechos del titular

Derechos que le asisten al titular de la información

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la compañía en su condición de responsable del tratamiento, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la compañía, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el tratamiento.
• Ser informado por la compañía, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

VII. Niños y adolescentes

Derechos de los niños, niñas y adolescentes

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de sus datos personales, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y de las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de ellos de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

VIII. Deberes de la empresa

Deberes de H&C Group Solutions S.A.S

En virtud de esta política, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley, son deberes de la compañía:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información atendiendo todas las novedades respecto de los datos del titular, implementando las medidas necesarias para que se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
• Identificar cuándo determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
• Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado, de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
• Hacer uso de los datos personales del titular solo para las finalidades para las que se encuentre facultada debidamente, respetando la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

IX. Registro Nacional de Bases de Datos

El RNBD

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, y será de libre consulta para los ciudadanos.

Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, la compañía aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.

X. Autorización y consentimiento

Autorización y consentimiento del titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

XI. Medio de autorización

Medio y manifestación para otorgar la autorización

La compañía, en los términos dispuestos en la ley, generó un aviso en el cual comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través del correo electrónico hcgroupsolutionssas@gmail.com.

XII. Casos sin autorización

Eventos en los que no es necesaria la autorización del titular

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

XIII. Legitimación

Legitimación para el ejercicio del derecho del titular

Los derechos de los titulares establecidos en la ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la compañía.
• Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos.

XIV. Finalidad del tratamiento

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo

El tratamiento de los datos personales indispensables de asociados y/o contratistas estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de la compañía, y comprenderá todos los necesarios para el cumplimiento de su misión.

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

1. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado; los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación u otro organismo sin ánimo de lucro, de finalidad política, filosófica, religiosa o sindical, referido exclusivamente a sus miembros o personas con contacto regular; los datos no se podrán suministrar a terceros sin autorización del titular.
4. El tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, adoptando las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros:

1. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos estos requisitos, el representante legal otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

La compañía velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes.

XV. Personas a quienes se suministra la información

Destinatarios autorizados de la información

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a:

• Los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
• Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Los terceros autorizados por el titular o por la ley.

XVI. Área responsable

Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

La compañía ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política, al interior de la institución, a la Dirección Comercial, con el apoyo del asesor Jurídico, las áreas funcionales que manejan los datos personales de los titulares (Sistema de Gestión, Gestión Humana y Financiera) y el responsable de Seguridad de la Información.

Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares, y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico hcgroupsolutionssas@gmail.com.

XVII. Consultas, reclamos y peticiones

Procedimiento para la atención de consultas, reclamos y peticiones